4 técnicas probadas (y ejemplos prácticos) para mejorar la comunicación por email con tu cliente

Dentro de un contexto profesional en general y de un proyecto en particular la necesidad de comunicarnos de forma correcta se encuentra patente a cada momento.

Sin una buena comunicación, se vuelven complicados los aspectos de coordinación, el trabajo en equipo y se puede poner en riesgo el éxito del proyecto y la relación con nuestros clientes.

A continuación te presentamos una serie de técnicas probadas a través de la experiencia en proyectos las cuales pueden ayudar a mejorar la forma en que te comunicas e interactúas con tus clientes.

Presentarse

La dinámica propia de un proyecto nos lleva a interactuar con distintos departamentos y personas dentro de la estructura organizacional de nuestros clientes. Algunas veces es nuestro turno de comenzar una conversación con una persona a quien no hemos tenido la oportunidad de conocer personalmente.

Para tener un buen inicio en nuestras comunicaciones con esa persona, la manera ideal de estructurar un email incluye los siguientes puntos:

  • Presentarse
  • Agregar la referencia de con quien estamos trabajando y
  • Comentar el propósito por el cual nos estamos comunicando

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Hola Jorge, buenas tardes.

Mi nombre es Edgar Martínez, actualmente me encuentro desempeñando la posición de arquitecto de software para el proyecto de la nueva app de firma electrónica y reconocimiento visual.

Estoy trabajando con el departamento de TI con Susana Perez  y estamos validando el tema de los diferentes roles de la aplicación. Ella me pidió comunicarme contigo ya que me comento que tu nos puedes ayudar con más referencia al respecto.

De antemano, agradezco mucho tu ayuda.

Saludos Cordiales!

Edgar Martínez.

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Contexto

Durante los proyectos, la interacción entre distintos actores es bastante frecuente, incluyendo personas en el cliente, stakeholders, lideres de proyecto y equipo de trabajo. No debemos olvidar tratar de especificar el contexto en nuestras comunicaciones, aún si tiene poco tiempo desde nuestra última interacción, ya que esta información siempre será de utilidad para identificar el tema tratado y aumentara la eficiencia en los tiempos de respuesta y la fluidez de la comunicación.

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Hola Jazmin, buen día.

Con referencia a nuestra última conversación acerca del stack tecnológico anexo la presentación de las distintas tecnologías que estaremos utilizando para el desarrollo de esta app.

Muchas gracias!

Saludos!

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Empatía profesional

La empatía es un soft-skill muy importante a nivel profesional. Tal vez no reflexionamos al respecto de forma frecuente, pero si mentalmente cambiamos nuestro rol por unos instantes y nos colocamos en la perspectiva que tiene nuestro cliente esto nos ayudara enormemente a comprender mejor sus necesidades, preocupaciones y el sentido que requiere para el producto o servicio que estamos entregando. No debemos olvidar que la empatía nos ayuda a sentirnos comprendidos, tomados en cuenta, respetados y por ende a mejor nuestra relaciones personales y profesionales. Una de las mejores formas de establecer nuestra comunicación y con mejores resultados sin duda es siendo empáticos a nivel profesional.

Como una opinión personal, la mejor forma de mostrar empatía es preguntando. Supongamos que tenemos que agendar una reunión con una persona, busquemos mostrar empatía al preguntarle que horarios son los mejores para ella. Un ejemplo sencillo pero eficaz en tratar de conocer y tomar en cuenta las necesidades de nuestro cliente:

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Hola Diana, buenas tardes.

Para nuestra reunión de interpretación de resultados te agradecería mucho si pudieras compartir conmigo los horarios mas adecuados para ti.

Muchas gracias,

Saludos!

Edgar Martínez.

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Agradecimiento

Finalmente, el mostrar agradecimiento por el tiempo, esfuerzo o dedicación que nuestro cliente ponga en completar tareas es una gran forma de aumentar la confianza, mejorar las relaciones y por ende los resultados del proyecto.

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Estimado Miguel,

Muchas gracias por la presentación del día de hoy. Sin duda nos ayuda a tener un mejor entendimiento de la problemática actual y a sentar las premisas para la construcción del proyecto.

Gracias nuevamente,

Saludos!

Edgar Martínez.

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Esperamos que estas técnicas te sean útiles. Déjanos saber tu opinión en los comentarios y dinos, ¿Conoces algunas otras técnicas para mejorar la comunicación por email con tu cliente?

Saludos!

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